oleh Mohd Shahrul Abd Wahid
Apabila sesuatu audit selesai dilaksanakan, perhatian lazimnya tertumpu kepada satu persoalan: apakah yang ditemui?
Namun, dalam dunia pengauditan, penemuan bukanlah titik noktah. Persoalan yang lebih penting ialah apa yang dilakukan selepas sesuatu kelemahan, risiko atau ruang penambahbaikan dikenal pasti.
Di sinilah syor audit memainkan peranan.
Syor audit bukan sekadar teguran terhadap perkara yang telah berlaku, sebaliknya menjadi panduan kepada organisasi untuk memperbaiki proses kerja, mengurangkan risiko dan mengelakkan kelemahan sama daripada berulang.
Lebih penting, syor yang baik tidak semestinya bermakna organisasi perlu menambah lebih banyak peraturan, borang atau prosedur. Dalam keadaan tertentu, penyelesaian yang lebih berkesan mungkin hanya memerlukan proses sedia ada diperkemas, tanggungjawab diperjelas atau langkah kerja yang tidak lagi relevan dihapuskan.
Matlamat akhirnya adalah memastikan organisasi dapat beroperasi dengan lebih teratur, cekap dan berkesan, selain terus mematuhi peraturan serta ketetapan yang ditetapkan.
Menyelesaikan punca, bukan sekadar gejala
Apabila berlaku sesuatu masalah, tindakan paling mudah ialah membetulkan kesilapan yang dapat dilihat.
Namun, jika punca sebenar tidak dikenal pasti, masalah sama berisiko untuk berulang.
Sebagai contoh, kelewatan dalam sesuatu proses mungkin tidak semata-mata berpunca daripada kecuaian seseorang pegawai. Ia mungkin berlaku kerana prosedur terlalu panjang, pembahagian tanggungjawab tidak jelas, pemantauan kurang berkesan atau sistem yang digunakan tidak lagi sesuai dengan keperluan semasa.
Justeru, syor audit yang berkesan perlu pergi lebih jauh daripada sekadar mengenal pasti kesalahan.
Ia perlu membantu pihak pengurusan memahami mengapa sesuatu kelemahan berlaku dan perubahan yang perlu dilaksanakan bagi mengurangkan risiko tersebut.
Pendekatan sedemikian menjadikan audit lebih bermakna kerana penyelesaian yang dicadangkan tidak bersifat sementara, sebaliknya berupaya memperkukuh proses organisasi dalam jangka panjang.
Memperbaiki sistem dan cara kerja
Setiap organisasi mempunyai prosedur dan kawalan bagi memastikan urusan dilaksanakan secara teratur. Namun, apabila organisasi berkembang dan keperluan berubah, kaedah kerja yang dahulunya sesuai mungkin tidak lagi praktikal.
Proses yang terlalu panjang boleh menyebabkan kelewatan, manakala kawalan yang terlalu longgar pula berpotensi membuka ruang kepada kesilapan.
Dalam konteks ini, syor audit boleh menjadi pemangkin kepada penambahbaikan dengan mengenal pasti bahagian yang perlu diperbaiki, dipermudah atau diperkukuh.
Antaranya termasuk mengurangkan pertindihan tugas, memperjelas proses kelulusan, menetapkan tanggungjawab pegawai dengan lebih jelas serta memanfaatkan sistem digital bagi mengurangkan kebergantungan terhadap proses manual.
Penambahbaikan sebegini bukan sahaja dapat mengurangkan kesilapan, malah berpotensi menjimatkan masa dan memastikan sumber organisasi digunakan secara lebih optimum.
Atas sebab itu, syor audit tidak seharusnya dilihat semata-mata sebagai tambahan kepada beban kerja.
Jika dirancang dan dilaksanakan dengan baik, syor audit sebenarnya boleh membantu menjadikan sesuatu proses lebih ringkas, tersusun dan cekap.
Maklumat tepat bantu keputusan lebih baik
Dalam pengurusan organisasi, maklumat merupakan asas penting kepada sesuatu keputusan.
Sama ada berkaitan kewangan, perolehan, aset, operasi mahupun prestasi, keputusan yang baik memerlukan maklumat yang tepat, lengkap dan tersedia pada masa yang diperlukan.
Kesilapan dalam laporan, rekod yang tidak dikemas kini atau ketiadaan maklumat penting boleh menyebabkan sesuatu keputusan dibuat berdasarkan gambaran yang tidak lengkap.
Justeru, antara nilai penting syor audit ialah membantu meningkatkan kualiti maklumat yang digunakan oleh pihak pengurusan.
Penambahbaikan mungkin melibatkan kaedah merekod maklumat, penyediaan laporan yang lebih jelas, proses semakan data atau penetapan tanggungjawab terhadap penyediaan dan pengesahan maklumat.
Apabila maklumat lebih tepat dan boleh dipercayai, pihak pengurusan dapat mengenal pasti masalah lebih awal, membuat pertimbangan berdasarkan fakta dan menentukan tindakan yang lebih bersesuaian.
Dalam keadaan ini, nilai audit bukan sekadar terletak pada perkara yang ditemui oleh juruaudit, tetapi pada sejauh mana hasil pengauditan membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik.
Syor hanya bernilai apabila dilaksanakan
Syor audit yang baik tidak akan membawa perubahan jika ia hanya berakhir di dalam laporan.
Nilai sebenar sesuatu syor hanya dapat dilihat apabila tindakan penambahbaikan dilaksanakan dan keberkesanannya dipantau.
Sebab itu, tindakan susulan merupakan sebahagian penting dalam proses pengauditan.
Pihak yang bertanggungjawab perlu mengenal pasti tindakan yang perlu diambil, menetapkan tempoh pelaksanaan dan memastikan langkah berkenaan benar-benar menangani isu yang dibangkitkan.
Dalam sesetengah keadaan, tindakan yang telah dilaksanakan juga perlu dinilai semula bagi menentukan sama ada ia benar-benar berkesan atau sekadar memenuhi keperluan untuk menutup sesuatu penemuan audit.
Perkara ini penting kerana matlamat audit bukan sekadar menghasilkan laporan atau menunjukkan jumlah penemuan yang telah diselesaikan.
Ukuran yang lebih bermakna ialah sama ada kelemahan berjaya diperbaiki, risiko dapat dikurangkan dan proses organisasi menjadi lebih baik selepas tindakan dilaksanakan.
Daripada laporan kepada perubahan
Akhirnya, syor audit perlu dilihat sebagai peluang untuk melakukan perubahan.
Penemuan audit menunjukkan perkara yang perlu diberi perhatian, manakala syor audit menyediakan hala tuju untuk tindakan penambahbaikan.
Apabila syor yang praktikal dilaksanakan dengan komitmen serta dipantau keberkesanannya, audit tidak lagi sekadar menjadi mekanisme untuk merekodkan perkara yang tidak berjalan dengan baik.
Sebaliknya, audit menjadi sebahagian daripada usaha organisasi untuk belajar daripada kelemahan, memperbaiki proses dan bergerak ke hadapan dengan sistem yang lebih kukuh.
Kerana nilai sebenar sesuatu syor audit bukan terletak pada panjang atau indahnya ia ditulis dalam laporan, tetapi pada perubahan yang berjaya dihasilkan selepas ia dilaksanakan.
Penulis merupakan Penolong Juruaudit Kanan, Bahagian Audit Dalam di Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)
Leave a Reply