UKM, Arkib Negara Malaysia meterai persetujuan perkasa pengurusan rekod

BANGI – Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan Arkib Negara Malaysia memeterai Persetujuan Bersama Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Fungsian UKM bagi memperkukuh pengurusan rekod universiti secara lebih sistematik, berintegriti dan selaras dengan piawaian nasional.

Persetujuan berkenaan disempurnakan Naib Canselor UKM Prof Datuk Dr Sufian Jusoh dan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Tuan Haji Zaidin Mohd Noor dalam satu majlis di Bilik Majlis, UKM, hari ini.

UKM dalam kenyataan berkata pemeteraian itu mencerminkan komitmen kedua-dua institusi dalam memastikan pengurusan serta pelupusan rekod dilaksanakan secara teratur, cekap dan mematuhi peruntukan perundangan yang ditetapkan.

Sufian berkata rekod bukan sekadar dokumen pentadbiran, sebaliknya merupakan aset strategik yang menyimpan sejarah, keputusan penting serta tanggungjawab institusi.

Beliau berkata pengurusan rekod yang cekap turut menjadi asas kepada penyampaian perkhidmatan yang lebih telus, berakauntabiliti dan berkesan.

“Penghasilan JPR Fungsian UKM menjadi rujukan rasmi dalam menyeragamkan tempoh penyimpanan rekod serta memastikan setiap proses pelupusan dilaksanakan selaras dengan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629),” katanya.

Menurut kenyataan itu, JPR Fungsian UKM turut menyokong pelaksanaan Digital Document Management System (DDMS) dalam usaha mengoptimumkan ruang penyimpanan, mengurangkan lambakan rekod serta meningkatkan kesiapsiagaan universiti menghadapi proses pengauditan.

Inisiatif itu juga dilihat mampu memperkemas pengurusan maklumat universiti menerusi kaedah yang lebih tersusun, sekali gus menyokong usaha transformasi digital UKM.

UKM berkata kerjasama strategik berkenaan membuktikan komitmen berterusan universiti dalam memelihara khazanah dan memori institusi, di samping memperkasakan pengurusan maklumat ke arah organisasi yang lebih cekap, mampan dan bersedia mendepani era pendigitalan.

Hadir sama Timbalan-timbalan Naib Canselor UKM, Pendaftar UKM  Zanudin Mohd Daud, Pengarah Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan Puan Gowti  Ps Thangaya serta pengurusan tertinggi UKM.

Photo credit: Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)